De gemeenteraadsverkiezingen van aanstaande zondag worden al negen maanden intensief voorbereid, zegt Severine Van Eeghem (37). Zij werkt als diensthoofd Burgerzaken Team Belgen bij de stad Roeselare, maar heeft momenteel als gemeentelijke coördinator voor de gemeenteraadsverkiezingen de handen meer dan vol. "Eigenlijk zijn we nu al bezig met de Vlaamse verkiezingen van 26 mei 2019 voor te bereiden", glimlacht ze. "Maar onze focus ligt uiteraard op nu zondag."

Tot 900 kiezers per bureau

De operatie is evenwel niet min. De Roeselarenaar kan zondag op 19 locaties en in 58 bureaus zijn of haar stem uitbrengen. "En per bureau voorzien we vijf stemcomputers. 290 in totaal. Het hele verhaal start uiteraard met het vastleggen van de locaties en daarvoor hebben we opnieuw tal van scholen en wzc's gecontacteerd en doen we ook een beroep op stedelijke openbare ruimtes. Die invulling verloopt vrijwel altijd zonder noemenswaardige problemen en we zorgen ook altijd voor een goeie stedelijke spreiding. Zo vermijden we filevorming aan bepaalde locaties, bijvoorbeeld." In totaal moeten zo'n 46.000 Roeselarenaars zondag tussen 8 en 15 uur hun stem uitbrengen. "Per stembureau gaat dat over 750 tot 900, ideaal voor een vlotte doorstroming." De opbouw van de stembureaus moet in een recordtempo gebeuren. "We zijn pas afgelopen woensdag gestart, op die manier zorgen we voor zo weinig mogelijk hinder op de verschillende locaties. Scholen willen bijvoorbeeld hun refter nog tot vrijdag kunnen gebruiken. Ons stadspersoneel installeert de stemhokjes, maar de stemcomputers worden door een gespecialiseerde firma Smartmatic uit Brussel aangesloten."

"De voorbereidingen duren al negen maanden. Zondag wordt ons verkiezingskindje geboren"

"Wij hoeven enkel voor de technische voorzieningen te zorgen. Tegen zaterdag 17 uur moet alles geïnstalleerd zijn én werken. De test gebeurt eveneens door Smartmatic, maar wij hebben er wel voor gezorgd dat de 58 voorzitters een degelijke opleiding hebben gekregen. Zowel op vlak van administratieve afwikkeling als over de werking van de stemcomputers. Zo kunnen ze kleine mankementen zelf oplossen, maar bij grotere defecten komt Smartmatic tussen. Wanneer de computer van een voorzitter het laat afweten, geven zij de garantie dat ze binnen het half uur ter plekke zijn. Bij een 'gewone' stemcomputer is dat twee uur."

Severine benadrukt dat de stad tegen elk mogelijk scenario gewapend is. "We hebben zelfs enkele stroomgroepen paraat staan, mocht ergens de elektriciteit uitvallen."

Voor de stadsdiensten zelf betekent verkiezingszondag de drukste dag van het jaar. "En ook de voorbije weken waren erg intens. Zo kwamen er meer mensen over de vloer bij de dienst burgerzaken en zondag staan we met een heel team paraat. Onze dienst communicatie, openbaar domein, de wachtdienst, onze veiligheidsmensen in het stadhuis, onze eigen IT-dienst..."

Severine start zondag zelf om 6 uur 's ochtends. "Twee uur voor de stembureaus de deuren openen, maar dat is geen overbodige luxe. Ik ga sowieso op elke locatie langs en bezorg alle voorzitters een lijst van mensen die niet kunnen stemmen omdat ze bijvoorbeeld moeten werken of door ziekte het huis niet mogen verlaten. Ik hoop uiteraard op een relatief rustige dag zonder noemenswaardige problemen, maar tegelijk kijk ik er wel naar uit. Het zal leuk zijn te zien hoe onze goed geoliede machine uitgerold wordt. Hier zijn we al negen maanden mee bezig, zondag wordt ons kindje geboren. En uiteraard zal ik ook zelf mijn stem uitbrengen. In de Sint-Lodewijkschool in Beitem. Dat zal en passant gebeuren, veel tijd om te talmen zal er niet bij zijn", glimlacht ze.