Hoewel ook een kleine gemeente als Ruiselede tegenwoordig over een digitaal loket beschikt, wordt dat amper gebruikt. “Onze burgers zijn blijkbaar nog erg voor persoonlijk contact gewonnen, wat niet betekent dat we de verdere uitrol van ons e-loket zullen tegenhouden”, zegt burgemeester Greet De Roo.
Deze reportage maakt deel uit van ons ‘Dossier Het gemeenteloket’.
Navraag bij de stad- en gemeentehuizen in de regio over de dienstverlening die ze aanbieden leverde in Ruiselede een eerder verrassend antwoord op. “We beschikken wel over een e-loket, maar de burger maakt er amper gebruik van.” Ruiselede mag dan al klein zijn, de burger heeft er de trein van de moderne mogelijkheden toch niet laten passeren? “Ik vind dit zelf heel eigenaardig”, stelt burgemeester Greet De Roo. “Ons digitale loket is misschien nog niet het meest uitgebreide, maar je kunt er inmiddels aardig wat formulieren opvragen.” Het zijn er twintig, waaronder aangifte huwelijk, attest van gezinssamenstelling, bewijs van nationaliteit en uittreksel geboorteakte.
“Blijkbaar komen de mensen nog altijd het liefst naar het gemeentehuis. We zijn vaak open, er zijn geen lange wachttijden en ze komen rechtstreeks terecht bij de persoon die ze zoeken. Aangezien we vooral met eenpersoonsloketten werken is dat bijna altijd iemand die ze goed kennen. Mooie troeven, maar het zal ons niet beletten een nieuwe website uit te rollen en het e-loket te blijven uitbreiden. De burger moet eraan gewoon raken en misschien moeten onze ambtenaren hen nog meer op de voordelen van het digitale loket wijzen”, aldus nog burgemeester De Roo.
Vooraf bellen
Sandy Van Hulle uit de Bruggestraat kwam dinsdagnamiddag naar het gemeentehuis om de formaliteiten voor haar nieuwe identiteitskaart te regelen. “Ik kom hier weinig, tenzij het echt moet”, klinkt het. “Carine (ambtenaar Carine Vanderostyne, red.) is in elk geval heel hulpvaardig en vriendelijk.”
“Tieltenaar kan nu ook inname openbaar domein online aanvragen”
Ruiselede raadt zijn burgers aan om, zeker tijdens vakantieperiodes, telefonisch contact op te nemen alvorens naar het gemeentehuis af te zakken. “Bij ons heb je meer kans dan in grotere steden en gemeenten dat de persoon die je zoekt niet aanwezig is. Op onze dienst burgerlijke stand werken twee personen die weliswaar elk in een specifieke materie gespecialiseerd zijn, maar bij afwezigheid van een van hen kan bij dringende vragen altijd wel iemand de nodige info verschaffen. Het spreekt voor zich dat de aangifte van een overlijden te allen tijde moet mogelijk zijn.”
In Tielt is de online aanvraag van formulieren al veel beter ingeburgerd. De Tieltenaar kan er ook digitaal inschrijven voor sport- en vakantiewerking en kinderopvang. Sinds kort hanteert de stad, als een van de eersten in Vlaanderen, de mogelijkheid om de inname van openbaar domein online aan te vragen. Momenteel wordt ook aan een digitaal systeem voor tickets en een evenementenformulier gewerkt.
De stad laat weten dat zijn diensten momenteel ook aan een nieuw dienstverleningsconcept werken waarbij werken op afspraak tijdens de kantooruren (erbuiten kan de burger bij alle diensten op afspraak langskomen) zal worden meegenomen. Een van de diensten waar het nieuwe systeem snel zal worden toegepast is de dienst stedenbouw. Een exacte timing bestaat evenwel nog niet. “Met werken op afspraak is er één nadeel: de burger moet op voorhand een afspraak vastleggen en kan niet ‘zomaar’ langskomen. Dat willen we opvangen in het nieuwe dienstverleningsconcept: werken op afspraak én vrije raadpleging”, aldus nog het stadsbestuur.
Hoe gaat het er elders aan toe?
In Wielsbeke werkt alleen de financiële dienst louter op afspraak. Momenteel kan je al de beschikbaarheid van de gemeentelijke zalen online raadplegen. Ook inschrijven en betalen voor gemeentelijke activiteiten kan al op deze manier. Op korte termijn zal je op eenvoudige digitale aanvraag tal van attesten van de bevolkingsdienst kunnen verkrijgen.
Meulebeke wil in de toekomst nog meer op afspraak werken dan nu het geval is, maar niet uitsluitend. Een projectgroep bereidt intensief een loket ‘Mijn Meulebeke’ voor dat moet dienen voor alle zaken waarmee de burger samen met zijn of haar gezin te maken krijgt.
Oostrozebeke wil dat de burger alleen naar het gemeentehuis moet komen als het echt niet anders kan. De gemeente probeert heel veel digitaal (website of mail) en telefonisch op te lossen. Zo is ook net als in Wielsbeke online het huren van zalen mogelijk. De gemeente ziet niks dan voordelen aan afspraken buiten de kantooruren, ook voor de klant.
In Dentergem zijn er geen diensten die alleen op afspraak werken en een aantal zaken kan al via het e-loket worden geregeld.
Pittem telt al enkele diensten die op afspraak werken en overweegt dat in de toekomst nog vaker te doen, omdat de burger via het e-loket meer en meer eenvoudige aanvragen thuis kan afhandelen.
In Wingene kan je met alle diensten een afspraak maken, de sociale dienst en stedenbouw stimuleren dat zelfs. Men wil het e-loket blijven uitbreiden.
Dossier Het Gemeenteloket
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier